Aviso de Privacidad Integral de CotizaSmart
Última actualización: 17 de septiembre de 2026
1. Identidad del responsable
Edgar Tonathiu Ochoa Galván, titular, desarrollador y operador de la plataforma CotizaSmart, con domicilio en Blas Chumacero 320, Col. Unidad Obrera, León, Guanajuato, C.P. 37179, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba directamente para la administración, funcionamiento, seguridad, soporte y prestación de los servicios de CotizaSmart.
Para efectos del presente Aviso de Privacidad, se entenderá por “CotizaSmart” la plataforma tecnológica disponible en:
Correo para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos personales:
[CORREO DE PRIVACIDAD PENDIENTE DE HABILITAR]
2. ¿Qué es CotizaSmart?
CotizaSmart es una plataforma tecnológica de gestión de relaciones con prospectos y clientes (CRM) diseñada para apoyar a organizaciones en la administración de sus procesos comerciales, de seguimiento y atención.
Entre sus funcionalidades se encuentran el registro y administración de prospectos, seguimiento de actividades, gestión de oportunidades, elaboración de cotizaciones, administración de procesos de firma, registro y seguimiento de pagos, almacenamiento de comprobantes, procesos de inscripción o contratación, generación de reportes y administración de usuarios, roles y permisos.
Las funcionalidades disponibles podrán variar dependiendo de la configuración y servicios utilizados por cada organización.
3. Responsabilidad sobre los datos personales
El tratamiento de datos personales mediante CotizaSmart puede realizarse bajo dos modalidades.
3.1. CotizaSmart como responsable
Edgar Tonathiu Ochoa Galván actuará como responsable respecto de los datos personales que sean recabados directamente para:
- crear y administrar cuentas de acceso a CotizaSmart;
- identificar y autenticar usuarios;
- administrar perfiles, roles y permisos;
- proporcionar soporte técnico;
- comunicarse con usuarios o clientes de la plataforma;
- administrar la prestación del servicio;
- mantener la seguridad de CotizaSmart;
- detectar y prevenir accesos no autorizados;
- generar registros y bitácoras de actividad;
- atender incidencias;
- cumplir obligaciones administrativas, contractuales o legales relacionadas con la operación de CotizaSmart.
3.2. CotizaSmart como encargado
Cuando una empresa, institución educativa u otra organización utilice CotizaSmart para registrar y administrar información de sus prospectos, clientes, alumnos, participantes o usuarios, la organización correspondiente será responsable del tratamiento de dichos datos personales, siempre que sea ella quien determine las finalidades y medios esenciales del tratamiento.
En estos casos, CotizaSmart actuará como encargado del tratamiento, procesando los datos personales por cuenta y conforme a las instrucciones de la organización responsable.
CotizaSmart no utilizará los datos personales de prospectos, clientes, alumnos o usuarios de sus clientes para finalidades propias distintas de aquellas necesarias para proporcionar, mantener, asegurar y soportar el servicio, salvo que exista una base jurídica aplicable o instrucciones del responsable.
4. Datos personales tratados directamente por CotizaSmart
Para la administración y operación de la plataforma podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación: nombre, apellidos, nombre de usuario, organización a la que pertenece el usuario y cargo o función dentro de ésta.
- Datos de contacto: correo electrónico, teléfono y demás medios de contacto proporcionados.
- Datos de autenticación y cuenta: identificadores de usuario, credenciales protegidas, roles, permisos y configuración de la cuenta.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, dispositivo utilizado, identificadores de sesión, fecha y hora de acceso y demás información necesaria para la operación y seguridad del servicio.
- Datos de actividad: registros de acceso, acciones efectuadas dentro de la plataforma, cambios realizados, incidencias y bitácoras de auditoría.
- Datos relacionados con soporte: solicitudes de asistencia, mensajes, archivos o información proporcionada para diagnosticar y resolver problemas técnicos.
- Datos administrativos o de contratación: cuando corresponda, información necesaria para administrar la contratación y prestación de los servicios de CotizaSmart.
5. Datos procesados por cuenta de las organizaciones usuarias
Las organizaciones que utilizan CotizaSmart podrán registrar diferentes tipos de información de acuerdo con sus propias actividades y finalidades.
Dependiendo de la configuración realizada por cada organización, CotizaSmart podrá procesar por cuenta de ésta información como:
- nombre;
- apellido paterno;
- apellido materno;
- correo electrónico;
- teléfono;
- información de contacto;
- nivel académico;
- programa de interés;
- modalidad;
- campus o sede;
- producto o servicio de interés;
- origen del prospecto;
- estatus del prospecto;
- etapa comercial;
- llamadas;
- mensajes;
- correos electrónicos;
- citas;
- actividades;
- tareas;
- notas de seguimiento;
- comentarios;
- cotizaciones;
- promociones;
- descuentos;
- documentos comerciales;
- procesos de firma;
- datos asociados con procesos de inscripción o contratación;
- información relacionada con pagos; y
- comprobantes de pago.
La organización responsable determinará qué datos son necesarios para sus procesos y será responsable de informar a los titulares acerca de las finalidades correspondientes mediante su propio aviso de privacidad.
6. Comprobantes y datos relacionados con pagos
CotizaSmart permite que las organizaciones usuarias registren y almacenen información relacionada con pagos y comprobantes.
Esta información podrá incluir:
- importe;
- fecha de pago;
- referencia;
- concepto;
- estatus de validación;
- documento o imagen del comprobante; y
- demás información contenida en el documento proporcionado.
Los comprobantes podrán almacenarse en la infraestructura utilizada por CotizaSmart y en servicios de almacenamiento en la nube contratados para la operación de la plataforma.
CotizaSmart no deberá solicitar ni almacenar contraseñas de banca electrónica, NIP, códigos CVV, tokens de autenticación ni credenciales para acceder a cuentas bancarias.
Cuando determinados datos sean considerados financieros o patrimoniales y resulte jurídicamente necesario obtener consentimiento expreso, corresponderá al responsable implementar el mecanismo de consentimiento aplicable.
7. Datos personales sensibles
CotizaSmart no está diseñado para requerir de manera ordinaria datos personales sensibles.
Las organizaciones usuarias deberán evitar registrar este tipo de información cuando no resulte estrictamente necesaria.
En caso de que una organización requiera tratar datos personales sensibles mediante CotizaSmart, será responsabilidad de dicha organización determinar la procedencia del tratamiento, informar adecuadamente al titular y obtener el consentimiento que resulte legalmente exigible.
8. Finalidades del tratamiento realizado directamente por CotizaSmart
Los datos personales respecto de los cuales CotizaSmart actúe como responsable podrán utilizarse para:
- registrar usuarios;
- crear y administrar cuentas;
- autenticar accesos;
- administrar perfiles, roles y permisos;
- proporcionar las funcionalidades de CotizaSmart;
- prestar soporte técnico;
- responder solicitudes;
- comunicar información relacionada con el servicio;
- mantener la disponibilidad de la plataforma;
- generar respaldos;
- mantener registros técnicos y bitácoras;
- analizar y resolver errores;
- proteger las cuentas y la infraestructura;
- prevenir accesos no autorizados;
- detectar conductas potencialmente fraudulentas o abusivas;
- realizar auditorías técnicas;
- administrar la relación con los clientes de CotizaSmart; y
- cumplir obligaciones contractuales, administrativas o legales aplicables.
9. Finalidades determinadas por las organizaciones usuarias
Los datos de prospectos, clientes, alumnos o usuarios registrados por una organización en CotizaSmart serán tratados conforme a las finalidades que dicha organización determine.
Éstas pueden comprender, de manera enunciativa:
- atención de solicitudes de información;
- seguimiento de prospectos;
- promoción de productos, servicios o programas;
- gestión comercial;
- elaboración de cotizaciones;
- seguimiento de oportunidades;
- comunicación con interesados;
- gestión de documentos;
- procesos de firma;
- gestión y validación de pagos;
- procesos de inscripción o contratación;
- generación de reportes; y
- demás actividades determinadas por la organización responsable.
El aviso de privacidad de cada organización deberá informar al titular las finalidades concretas aplicables.
10. Obtención de los datos
Los datos personales procesados mediante CotizaSmart podrán provenir de distintas fuentes, entre ellas:
- registros efectuados directamente por usuarios autorizados;
- formularios electrónicos;
- formularios web;
- campañas digitales;
- plataformas publicitarias;
- llamadas telefónicas;
- correo electrónico;
- servicios de mensajería;
- importaciones de información;
- sistemas externos; e
- integraciones mediante interfaces de programación de aplicaciones (API).
Cuando una organización conecte CotizaSmart con plataformas como Meta u otros servicios de captación de prospectos, dicha organización será responsable de garantizar que la obtención y utilización de la información cumplan con las obligaciones legales que le correspondan.
11. Integraciones con terceros
CotizaSmart podrá utilizar o integrarse con servicios tecnológicos de terceros necesarios para su funcionamiento.
Estos servicios pueden incluir:
- infraestructura de alojamiento;
- almacenamiento en la nube;
- bases de datos;
- correo electrónico;
- mensajería;
- respaldos;
- seguridad;
- autenticación;
- generación y almacenamiento de documentos;
- servicios de comunicación;
- analítica técnica; y
- servicios mediante API.
Cuando dichos terceros procesen información por cuenta de CotizaSmart, deberán hacerlo conforme a las condiciones contractuales, instrucciones y medidas de seguridad correspondientes.
12. Almacenamiento en la nube
CotizaSmart podrá utilizar servicios de cómputo y almacenamiento en la nube para alojar:
- bases de datos;
- documentos;
- archivos;
- comprobantes de pago;
- cotizaciones;
- respaldos;
- registros técnicos; y
- demás información necesaria para proporcionar el servicio.
La utilización de proveedores de infraestructura en la nube se realizará procurando condiciones adecuadas de confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la información.
Cuando se contraten o sustituyan proveedores tecnológicos, CotizaSmart procurará evaluar las condiciones de privacidad y seguridad aplicables.
13. Transferencias y comunicaciones de datos
CotizaSmart podrá comunicar datos personales cuando resulte necesario para:
- prestar los servicios contratados;
- utilizar proveedores tecnológicos que intervengan en la prestación del servicio;
- atender instrucciones de la organización responsable;
- cumplir obligaciones contractuales;
- atender requerimientos legalmente procedentes de autoridades competentes; o
- cumplir otras obligaciones previstas por la legislación aplicable.
Cuando una transferencia requiera consentimiento del titular, éste deberá recabarse conforme a las disposiciones aplicables.
14. Cookies y tecnologías similares
CotizaSmart podrá utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores de sesión y otras tecnologías similares necesarias para el funcionamiento de la plataforma.
Estas tecnologías podrán utilizarse para:
- autenticar usuarios;
- mantener sesiones activas;
- proteger cuentas;
- recordar preferencias;
- administrar configuraciones;
- prevenir accesos no autorizados;
- mantener la seguridad; y
- facilitar el funcionamiento adecuado de CotizaSmart.
En caso de incorporarse tecnologías de seguimiento o analítica no indispensables, se implementarán los mecanismos de información o elección que correspondan.
15. Seguridad de la información
CotizaSmart implementará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables destinadas a proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso, divulgación o tratamiento no autorizado.
Estas medidas podrán incluir, entre otras:
- autenticación de usuarios;
- control de acceso;
- administración de roles y permisos;
- protección de contraseñas;
- conexiones seguras;
- bitácoras de actividad;
- respaldos;
- controles de sesión;
- restricciones de acceso a bases de datos;
- medidas de seguridad en servidores y almacenamiento; y
- monitoreo de eventos relacionados con seguridad.
No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede considerarse absolutamente invulnerable.
16. Confidencialidad
Las personas que tengan acceso a datos personales mediante CotizaSmart deberán mantener la confidencialidad de la información.
Cuando CotizaSmart actúe como encargado, la información será tratada únicamente conforme a las instrucciones del responsable y no deberá utilizarse para finalidades distintas de las autorizadas.
La normativa mexicana establece expresamente obligaciones para que el encargado trate los datos conforme a las instrucciones del responsable, implemente medidas de seguridad, guarde confidencialidad y suprima los datos cuando corresponda.
17. Conservación y eliminación de la información
Los datos personales respecto de los cuales CotizaSmart actúe como responsable se conservarán durante el periodo necesario para cumplir las finalidades correspondientes y, posteriormente, durante los plazos requeridos por obligaciones contractuales o legales.
Cuando CotizaSmart actúe como encargado, la conservación, bloqueo, devolución o eliminación de la información se realizará conforme a las instrucciones de la organización responsable, los acuerdos contractuales aplicables y las obligaciones legales correspondientes.
18. Derechos ARCO
Las personas titulares podrán ejercer sus derechos de:
- Acceso, para conocer sus datos personales y las condiciones de su tratamiento.
- Rectificación, para solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación, para solicitar la eliminación de los datos cuando resulte procedente.
- Oposición, para solicitar que determinados tratamientos cesen en los casos legalmente aplicables.
Cuando la solicitud se relacione con datos respecto de los cuales Edgar Tonathiu Ochoa Galván/CotizaSmart sea responsable, deberá enviarse al medio de contacto señalado en este Aviso.
Cuando la solicitud corresponda a información de prospectos, clientes, alumnos o usuarios administrada por una institución mediante CotizaSmart, el titular deberá dirigirla a la institución responsable del tratamiento. CotizaSmart colaborará con ésta cuando resulte necesario para atender la solicitud.
19. Procedimiento para el ejercicio de derechos
Para ejercer derechos relacionados con datos respecto de los cuales CotizaSmart sea responsable, el titular deberá enviar una solicitud a:
[CORREO DE PRIVACIDAD PENDIENTE DE HABILITAR]
La solicitud deberá contener la información necesaria para identificar al titular, acreditar su identidad, describir los datos personales involucrados e indicar claramente el derecho que desea ejercer.
CotizaSmart atenderá dichas solicitudes dentro de los plazos establecidos en la legislación aplicable.
20. Revocación del consentimiento y limitación del tratamiento
Cuando el tratamiento se encuentre basado en consentimiento, el titular podrá solicitar su revocación en los casos legalmente procedentes.
Asimismo, podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales respecto de los tratamientos realizados directamente por CotizaSmart.
Las solicitudes deberán presentarse mediante:
[CORREO DE PRIVACIDAD PENDIENTE DE HABILITAR]
Cuando CotizaSmart actúe únicamente como encargado, dichas solicitudes deberán dirigirse a la organización responsable.
21. Avisos de privacidad de las organizaciones usuarias
Cada organización que utilice CotizaSmart es responsable de proporcionar su propio aviso de privacidad cuando, conforme a la legislación aplicable, tenga el carácter de responsable del tratamiento.
CotizaSmart podrá proporcionar herramientas que permitan a las organizaciones configurar enlaces o referencias a sus propios avisos de privacidad dentro de formularios, comunicaciones u otros puntos de contacto.
El uso de CotizaSmart no sustituye las obligaciones legales de privacidad que correspondan a cada organización.
22. Cambios al Aviso de Privacidad
El presente Aviso de Privacidad podrá ser actualizado como consecuencia de:
- modificaciones legales;
- cambios en CotizaSmart;
- incorporación de nuevas funcionalidades;
- cambios en proveedores tecnológicos;
- modificaciones en las prácticas de tratamiento; o
- cambios en los servicios prestados.
La versión vigente podrá consultarse permanentemente en:
https://app.cotizasmartmx.com/aviso-de-privacidad
La fecha de la última actualización aparecerá al inicio del documento.
23. Datos de contacto
- Nombre: Edgar Tonathiu Ochoa Galván
- Plataforma: CotizaSmart
- Domicilio: Blas Chumacero 320, Col. Unidad Obrera, León, Guanajuato, C.P. 37179, México
- Sitio web: https://app.cotizasmartmx.com
- Correo de privacidad: [PENDIENTE DE HABILITAR]